Każda osoba, która zdecyduje się na założenie własnej działalności gospodarczej na terenie Niemiec, zobowiązana jest jednocześnie do skrupulatnego prowadzenia ewidencji księgowej i wystawiania rachunku lub faktury za sprzedawane produkty bądź świadczone usługi. Mimo że formalność ta może niektórym jawić się jako uciążliwy obowiązek, warto podchodzić do tej kwestii ze szczególną uwagą. Jakiekolwiek nieścisłości związane z niepoprawnie wystawionym rachunkiem mogą bowiem skutkować kontrolą skarbową i szeregiem niepożądanych komplikacji, których z pewnością wolałby uniknąć każdy przedsiębiorca.
Jak wystawić rachunek, prowadząc działalność w Niemczech?
Rachunek potwierdza dokonanie sprzedaży towarów lub wykonanie określonej usługi. Niemieckie prawo określa, że osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą na terenie tego kraju, czyli tzw. Gewerbe, są zobowiązane do ewidencjonowania wszelkich zdarzeń gospodarczych. Regularne prowadzenie ksiąg rachunkowych pozwala na poprawną ocenę faktycznego stanu firmy i jej wypłacalności. Należy przy tym pamiętać, że każdy przedsiębiorca mający własną działalność w Niemczech zobligowany jest również do archiwizacji i przechowywania niezbędnej dokumentacji firmy do 10 lat wstecz.
Co powinno być na rachunku?
Zgodnie z niemiecką ustawą na rachunku powinny znaleźć się następujące informacje:
- pełna nazwa wraz z adresem przedsiębiorcy oraz odbiorcy rachunku;
- numer podatkowy (Steuernummer) lub numer identyfikacyjny VAT (Umsatzsteuernummer);
- data wystawienia rachunku;
- numer rachunku;
- pozycje rachunku (ilość i nazwa artykułów, zakres usług);
- podatek VAT;
- suma podatku VAT;
- powód ewentualnego zwolnienia z podatku (np. małe przedsiębiorstwo)
- sposób zapłaty.
W przypadku tzw. rachunków uproszczonych, opiewających na kwotę niższą niż 150 euro, liczba niezbędnych informacji jest nieco mniejsza. Wówczas wystarczą dane takie jak: nazwa zleceniobiorcy, adres, data wystawienia rachunku, rodzaj świadczonych usług lub liczba zakupionych produktów, suma końcowa i ewentualna notatka o zwolnieniu z podatku.
Wzory rachunków w Niemczech
Niekompletny, niepoprawnie lub nieterminowo wystawiony rachunek zawsze wiąże się z pewnymi konsekwencjami dla przedsiębiorcy ze strony niemieckiego Finanzamtu. Aby tego uniknąć, warto posiłkować się specjalnymi wzorami rachunków w Niemczech.
Wzór rachunku na Gewerbe
Troska o kompletność informacji umieszczonych na rachunku jest szczególnie ważna w przypadku prowadzenia Gewerbe. Brak informacji np. o dokładnym czasie zlecenia może skutkować tym, że Finanzamt zakwestionuje zgodność daty realizacji z datą wystawienia rachunku. Należy więc pamiętać o zamieszczeniu wszystkich wymienionych wyżej danych.
Wzór rachunku za usługę w Niemczech
Wystawiając rachunek za usługę, trzeba pamiętać o tym, by wykonane usługi określić możliwie najprecyzyjniej i szczegółowo.
Rechnung – wzór
Prowadzenie ewidencji księgowej to ważny obowiązek, który spoczywa na każdej osobie prowadzącej własną firmę w Niemczech. Nawet nieumyślne niedopełnienie wymogów stawianych przez tamtejszy urząd skarbowy może okazać się nie lada problemem dla przedsiębiorców. Warto zatem pamiętać o wzorcowym i dokładnym sporządzeniu wszelkich potrzebnych danych lub skorzystać z profesjonalnej pomocy specjalistów z tej dziedziny. Dzięki temu unikną Państwo niepotrzebnego stresu i strat finansowych, a także straty czasu na problematyczne korekty wystawionych rachunków.